Электронный документооборот

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

При выборе разработчика МЭДО мы остановились на Тензоре, так как в холдинге уже был положительный опыт работы с данной компанией. При экспорте продукции мы обменивались с иностранными контрагентами большим количеством бумажных документов, подписываемых обеими сторонами. Их необходимо предоставлять в банк и контролирующие органы в подлинниках. Ввиду того, что обмен подобными документами был трудоемким и занимал длительное время, СБИС существенно упростил и ускорил этот процесс. Теперь подписание документов протекает оперативно. Бухгалтеры, работая с документами в одной системе, имеют их всегда «под рукой» и могут предоставлять в надзорные органы как планово, так и по требованию. В техподдержку обращались всего пару раз. Однажды у нерезидента были проблемы, которую специалисты решили в кратчайшие сроки. За год СБИС проработал без сбоев, что характеризует его как надежную систему.

Я работаю один и раньше обменивался документами в бумажном виде по почте. И если какую-то ошибку допускал — уходили дни, чтобы все исправить, я отвлекался от основной работы на волокиту. Заказчики из России предложили перейти на СБИС, и я понял, насколько ЭДО ускоряет процесс. Сейчас быстро отсылаю списки работ и акты выполненных работ. Здесь все делается в пару кликов. И к интерфейсу быстро привык, ничего сложного нет. Больше всего нравится возможность предпросмотра документа. Мне важно убедиться, что я отправил нужный файл и не допустил ошибок. Надеюсь, ЭДО у нас тоже станет популярным сервисом в ближайшее время.

До интеграции нашей системы и СБИС данные показаний счетчиков клиентов мы согласовывали сначала с «Сетевой компанией», потом передавали в «Татэнергосбыт». Это трудоемкая работа, которая мешала развитию проекта. Тензор доработал под нас API интерфейс СБИС: акты с показаниями счетчиков клиентов передаются в СБИС из нашего биллинга и автоматически отправляются СБИС на согласование в «Сетевую компанию», при утверждении «Сетевой компанией» они автоматически уходят в учетную систему Татэнергосбыта для начислений. В СБИС мы даже не заходим – отправляем акты и отслеживаем их утверждение прямо в UGREY. Отправку документов контролирует всего 1 человек. Вместе с СБИС мы развиваем наш проект по РФ.

Входящие документы у нас согласуют 4 отдела. На бумаге это долго, а если документ терялся, то «концы» было не найти. С 2015 года МОЭК, Мосводоканал и другие контрагенты начали присылать нам акты и счета-фактуры в СБИС. Настройка согласования в системе была быстрой - провели ее без выезда специалиста СБИС. Теперь документы в СБИС поступают на согласование по очереди в каждый отдел. Только в случае одобрения документа всеми отделами, он поступает на резервирование денег для оплаты, а после на подписание к начальнику университета. Теперь быстро подписываем, оплачиваем, и документы не теряются и не забываются.

Когда назрела необходимость перехода на ЭДО, основным запросом стала интеграция с нашей учетной системой SAP. Для этого мы воспользовались готовым модулем — СБИС Сапер. Это решение сертифицировано SAP, поэтому интеграция прошла быстро и безопасно. Это было проще и выгоднее разработки с нуля. Сотрудники «Тензора» готовы отработать самый сложный запрос. Они разработали англоязычные инструкции, видео инструкции для того, чтобы наши иностранные учредители поняли, зачем им СБИС, за что они платят. Теперь после автоматизации массовой отправки и приема документов в SAP на одном заводе, планируется внедрение СБИС и на новых производствах.

Мы уже работаем в СБИС, здесь же подключили МЧД. Ее легко оформить: заходим в документы, находим позицию доверенности, заводим новую и вводим данные сотрудника. Можем выбрать области, в которых сотрудник будет подписывать документы от имени организации. Когда руководитель согласует документ, регистрируем его. А если работник увольняется, легко отзываем МЧД, процесс похожий. Нам важно, чтобы все работало и мы без проблем проводили закупки. Поэтому ценно, что Тензор поддерживает наши бизнес-процессы. Например, у сотрудников не получалось загрузить в систему новую форму МЧД, а специалисты помогли нам.

со СБИС мы сократили издержки на доставку документов - суммы не космические, но все равно приятно. Большинство наших клиентов используют ЭДО, поэтому мы почти отказались от бумаг. Нам самим подписанные документы от клиентов не нужны. А вот для них уровень нашего сервиса стал выше – свои акты, счета- фактуры и счета на оплату они получают вовремя. Хотим перейти на УПД. Со стороны СБИС все готово, но наш биллинг Fastcom пока не обновлен – не позволяет использовать новый документ. С осени 2016 года переводим клиентов только на ЭДО. Клиент выбирает удобного ему оператора – СБИС доставит документы любому так же быстро, как и своим клиентам.

У нас много поставщиков, поэтому трафик входящих документов высокий. Когда появились требования к МЧД, стало сложнее отслеживать полномочия физлиц, которые подписывают документы со стороны контрагента. В СБИС нашлось решение: проверка статуса и выгрузка самой МЧД прямо из ЦПРР методами API. Мы самостоятельно внедрили проверку в свое ПО, прочитав руководство. Теперь, принимая документ с МЧД, можем одним API-запросом получить тело доверенности, вычитать полномочия и сроки действия, тем самым обезопасив свой ЮЗДО.

Как у предприятия по водоснабжению всего города, у нас множество контрагентов, и ЭДО очень упростил жизнь нам и нашим клиентам. С тех пор как мы пользуемся ЭДО в СБИС, контрагентам не приходится бегать к нам каждый день. Теперь как только первичные документы приходят в личный кабинет клиента, оплата происходит без задержек. Меньше срок доставки – меньше должников. Привыкать к новой программе не пришлось, так как через обработку СБИС мы продолжаем работать в «родном» интерфейсе 1С. А наш личный менеджер компании Тензор всегда готов подробно и понятно ответить на все возникающие вопросы.

В бумаге документы шли 3-4 дня. А в случае корректировок – в два раза дольше. На этот срок оплаты некоторых клиентов задерживались, так как платят они после получения документов . В СБИС они видят документы прямо в день отправки. 1С у нас формирует нестандартный акт с номером из ERP системы и счет-фактуру с юридическим адресом, подтянутым из ERP. СБИС без труда визуализирует эти документы и выгружает из 1С в xml-формате. Сейчас документооборот в каждом филиале самостоятельный. со СБИС в скором времени мы начнем отправлять электронные документы централизовано. Это увеличит нашу экономию на ЭДО еще на 300 000 руб. в месяц на выдаче ЭП и обучении работе с документами новых специалистов.

У нас большое количество поставщиков по всей России и с каждым из них мы обмениваемся договорами, дополнительными соглашениями и спецификациями. Делать эту работу на бумаге затратно и неэффективно, поэтому еще в 2014 году мы перешли на ЭДО. С помощью СБИС мы наладили документооборот в два этапа: сначала сделали возможным обмен договорами, а позже к ним добавились УПД. Таким образом, СБИС обеспечил возможность электронного подписания договоров для нас, и обмениваться первичными документами для поставщиков. Также благодаря партнерству cо СБИС мы подаем документы в ФНС, ПФР и Росстат.

В пандемию обмен бумажными документами значительно затруднился. В целях оптимизации процессов мы приняли решение перейти на ЭДО с партнером из Швейцарии. Сотрудники Тензора создали для зарубежного партнера аккаунт в СБИС и выдали НЭП. Чтобы документы признавались юридически значимыми, мы подписали трехстороннее соглашение. Теперь мы обмениваемся договорами и иными документами с нашим партнером за секунды.